ひとりで回せるCRMの作り方：Airtable × Zapier で仕事が軽くなる
今日は Airtable と Zapier を 活用 して 一人 で まわせる CRM を 組み立てる 方法 に 焦点 を 当てます。実例 と 図解 的 説明 で 連絡先 管理 案件 追跡 請求 自動化 まで 滑らか に つなげる コツ を 包み隠さず 共有 します。あなた の 日々 の 時間 を 奪う 重複 作業 を 最小化 し 小さく はじめて すぐ 効果 を 感じられる 設計 と 失敗談 から 学んだ 実践 的 ヒント を 丁寧 に 届けます。
最小構成で強いデータ設計
テーブルとリレーションの骨格
連絡先 と 企業 は 一対多 商談 は 企業 か 連絡先 に 紐づけ 活動 は すべて の 接点 を 記録 する 形 が 扱いやすい です。Airtable の リンクドレコード で 関係 を 明示 し 主要 キー を 乱立 させない ことで 検索 と 集計 が 軽く なります。まず サンプル データ を 十件 だけ 入れて 関連 の 動き と ビュー の 見え方 を 体感 し 不足 を 具体化 しましょう。
フィールド設計と識別子
重複 を 防ぐ ため Eメール は 一意 ルール を 徹底 し 商談 番号 は 連番 と 日付 を 組み合わせた 自動 生成 に します。作業 負荷 を 減らす 目的 で フォーミュラ フィールド を 活用 し 次回 連絡 期日 や 金額 合計 を 自動 計算 しましょう。重要 な 状態 は シングル セレクト で 絞り フィルター と ビュー が 直感 的 に なる よう 命名 を 短く 揃えます。
タグとビューの戦略
乱雑 な タグ は 後から 混乱 を 生む ため 目的 別 に 三から五個 に 絞り 継続 的 に 見直します。Airtable の ビュー は 今日 やる 連絡 失注 再接触 など 行動 ベース に 設置 し ひと目 で 優先度 が わかる 並び順 を 作ります。カンバン や カレンダー 表示 を 併用 して 文脈 切替 を 早く し 作業 途中 の 迷い を 減らしましょう。
入力の手間を減らすキャプチャ設計
新規 情報 は 速く 正確 に 入る ほど 後工程 が 楽 に なります。Zapier を 使い Web フォーム Eメール 名刺 スキャン カレンダー から 自動 取り込み し クリーニング と 重複 チェック を 同時 に 行いましょう。Airtable 側 では 事前 に 正規化 用 フィールド と 簡易 バリデーション を 用意 し 手作業 の 追補 を 最小化 して 集中 すべき 会話 に 時間 を 使えます。コメント で あなた の 取り込み コツ も ぜひ 教えて ください。
フォームと着地ページの連携
Typeform や Tally を 使って 入力 体験 を シンプル に し Zapier で Airtable に 直送 します。参照元 UTM を 保存 して どの 記事 どの 広告 が 商談化 に 効いたか を 比較 できる よう に しましょう。自動 返信 メール に 期待 値 と 次 の ステップ を 明記 すると 無駄 な 往復 が 減り 成約 速度 が 上がります。
メール取り込みと名刺スキャン
Gmail の ラベル を トリガー に して 新規 連絡 を Zapier で 解析 し 名前 会社 署名 の 電話 を 抽出 します。名刺 は モバイル スキャナ で 取り込み 名前 の カタカナ フィールド も 生成 し 音声 検索 に 強く しましょう。重複 は Airtable の 自動 化 と フィルター で 判定 し 手動 レビュー ビュー に 回して 品質 を 担保 します。
カレンダー連携で会話を逃さない
Google カレンダー の 予定 から 出席者 Eメール を 取得 し 該当 連絡先 に 活動 ログ を 自動 追加 します。メモ 欄 の キーワード を パース して 次回 アクション 期日 を 作成 し 直後 の フォロー を 確実 に します。面談 後 三十分 の リマインダー を Zapier で セット すれば 記憶 が 鮮明 な うち に 要点 を まとめられます。
育成と追跡を走らせる自動化
案件 の 温度感 は 時間 とともに 変わる ため フォローアップ の 連鎖 を 安定 稼働 させる 仕組み が 必要 です。Zapier の フィルター パス 遅延 を 組み合わせ ステージ 進行 リマインダー テンプレート 送信 を 自動 化 し ます。最初 の 週 に は 小さく 一本 作り エッジ ケース を メモ し 二週目 で 例外 処理 を 追加 して 安定度 を 高めましょう。
初回 返信 が 来ない とき 三日後 七日後 に 優しい リマインド を 送り 返答 が あれば 連鎖 を 停止 する 設計 が 基本 です。Zapier の Delay Until と Stop Queues を 活用 して 状況 に 合わせ た 待機 を 実現 しましょう。送信 ログ は Airtable に 活動 として 記録 し 文面 A と B を 交互 に 試して 学習 を 回します。
メール 開封 クリック 予約 完了 など シグナル ごと に 分岐 させ 優先度 の 高い 案件 へ 集中 できる よう 制御 します。Zapier パス で 条件 を 明示 し タグ を 付与 して ダッシュボード の 視認性 を 上げましょう。誤判定 を 減らす ため 重要 判定 は 二条件 以上 の AND で 設定 する の が 安全 です。
API 制限 や 一時 的 障害 は 避けられない ので 失敗 時 の リトライ ロジック を 先に 決めて おきます。Zapier の 自動 リプレイ と 失敗 通知 を Slack に 送る 仕組み を 作り 手戻り を 素早く 抑えましょう。Airtable 側 に ステータス フィールド を 用意 し 手動 復旧 したら 二重 送信 を 防ぐ 旗 を 立てます。
会話の記録を自然に続ける
営業 メール 通話 メモ ちょっとした 反応 まで 残して おく と 次 の 提案 が 的確 に なります。テンプレート と 可変 フィールド を 用意 して 文面 作成 を 速く し 送信 と 同時 に 活動 ログ を 残す 仕組み を 作りましょう。小さな 習慣 の 積み重ね が 顧客 体験 を 上げ 再訪 と 紹介 を 自然 に 生み出します。気づき は コメント で 共有 してください。
見積から請求までを一本化
見える化と改善のループ
KPI は 三つ 程度 に 絞り 受注 率 平均 リード 時間 失注 理由 の 分布 を 設定 します。フィルター と 日付 範囲 を 切り替え られる UI を 用意 し キャンペーン 効果 の 変化 を 比較 しましょう。数値 の 変化 だけ で なく 次 の 行動 提案 を 併記 すると 意思決定 が 速く なります。
金曜 の 午後 三十分 を 予約 し 先週 の 成果 学び 次 の 仮説 を 書き出します。Zapier で テンプレート ノート を 自動 生成 し 未完 事項 を 次週 タスク に 変換 して 閉じる 儀式 を 作りましょう。小さな 自己 ご褒美 を 設け 継続 の 仕組み を 自分 に 設計 してください。
業務 の 心臓部 だからこそ 事故 へ の 備え が 重要 です。Airtable の スナップショット と 外部 バックアップ を 週一 で 自動 取得 し 共有 リンク 権限 を 最小 限 に しましょう。API キー は 環境 変数 管理 ツール で 保護 し 監査 ログ を 毎月 点検 する 習慣 を つけます。
